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Die Vorbereitungsarbeiten für den Wiener Gipfel begannen Ende 2004 im Rahmen des XV. Biregionalen Treffens der Hohen Beamten (SOM) der EU und Lateinamerika/Karibik. Anläßlich des XVI. SOM-Treffens im Frühjahr 2005 wurden die organisatorischen Rahmenbedingungen sowie ein Arbeitskalender angenommen. Gleichzeitig wurde die Einsetzung einer biregionalen Arbeitsgruppe in Brüssel beschlossen, die die Diskussion über Themen des Wiener Gipfeltreffens vorbereiten sollte.
Beim XVII. SOM-Treffen im November 2005 konnten die Themen für den Wiener Gipfel angenommen werden:
Beim 18. SOM, das am 9. Februar in Wien stattfand, wurde den LAK-Staaten seitens der EU ein Entwurf für die Schlusserklärung des EU-LAK Gipfeltreffens vorgelegt. Die Schlusserklärung wurde beim 19. und 20. SOM, das unmittelbar vor dem Gipfeltreffen stattfand, verhandelt.